Gigasoftware WMS: 4 Dinge, die Mittelständler bei der Umstellung auf ein digitales Warehouse unbedingt beachten sollten!

Der Online-Handel boomt, die deutsche Wirtschaft läuft vielfach (trotz aktueller Corona-Pandemie) auf Hochtouren. Doch nicht nur die Auftragsmenge ist in den letzten Jahren stetig gestiegen, auch die Anforderungen der Kunden werden immer höher. Die einfache Vergleichbarkeit zwingt Unternehmen ihre Produkte noch schneller, günstiger und in exzellenter Qualität auszuliefern. Prozessineffizienz und unzureichender Service gefährden die Kundenbeziehungen.

Wenn es darum geht, Waren „in Time, in Scope, in Budget“ über die Lieferkette zu bewegen, bildet das Lager oft das Herzstück. Nur durch effiziente, dynamisch an den aktuellen Markt angepasste, Logistik-Prozesse können Kunden dauerhaft zufrieden gestellt werden. Speziell in kleinen oder mittelständischen Betrieben werden jedoch immer noch zahlreiche Routineaufgaben manuell erledigt.^[1]

Gleichzeitig stellt die Vielfalt an Anbietern, Funktionen und Preismodellen Unternehmen vor die Herausforderung, den idealen Partner für die Umstellung auf digitale Lagerprozesse zu finden. Aus diesem Grund haben wir für Sie, im folgenden Beitrag, die vier wichtigsten Punkte, auf dem Weg zum digitalen Warehouse Management zusammengetragen. Am Ende des Beitrags stellen wir Ihnen am Beispiel der Software „Stradivari^®“ vor, wie einfach intelligentes Warehouse Management heute gehen kann.

 

Inhalt

 

Teil 1: Vier Dinge, die bei der WMS-Entscheidung berücksichtigt werden sollten

1. WMS ≠ LVS: Was ist der Unterschied zwischen einem WMS und einer LVS?

2. Den richtigen Anbietertyp finden und Synergieeffekte generieren.

3. Der Beste Anbieter ist der, der am besten zu einem passt.

4. Die Einführung eines WMS ist von strategischer Bedeutung.

 

Teil 2: ICS schickt Stradivari in`s Rennen.

 

Teil 1: Vier Dinge, die bei der WMS-Entscheidung berücksichtigt werden sollten

1. WMS ≠ LVS: Was ist der Unterschied zwischen einem WMS und einer LVS?
Obwohl die beiden Begriffe Warehouse Management System (WMS) und Lagerverwaltungssoftware (LVS) oft synonym verwendet werden, gibt es wichtige Unterschiede, die dem potenziellen Kunden vorab bewusst sein sollten. Der Hauptunterschied liegt vor allem im Funktionsumfang. Hauptaufgabe einer LVS ist die Verwaltung von Warenbeständen und Lagerorten.^[2]

Ein Warehouse Management System hingegen beschränkt sich nicht auf das Lager im engeren Sinne, sondern integriert beispielsweise auch Funktionen aus dem Bereich Retouren-, Auftrags- und Yard-Management. Gleichzeitig setzt sich jedes WMS zum Ziel, die Aspekte Optimierung, Transparenz und Kostenreduzierung zu mobilisieren.^[3] Unter anderem werden dafür „umfangreiche Methoden und Mittel zur Kontrolle von Systemzuständen“^[4] in die Anwendung integriert. Ein Beispiel hierfür bildet die Verknüpfung des Systems mit Business-Intelligence Anwendungen, die es erlauben eine Vielzahl von ermittelten Kennzahlen zu sogenannten KPIs^[5] zu aggregieren und sie anschließend auf Knopfdruck, kompakt in Form von Dashboards oder Cockpit Charts zu visualisieren.

Ebenfalls sollte dem Entscheider bewusst sein, dass ein WMS zwar kostenintensiver als eine LVS ist, ein Blick auf den Aufbau der Anwendungen macht allerdings entscheidende Vorteile eines WMS gegenüber einer Lagerverwaltungssoftware deutlich. Während, auf das Lager beschränkte, IT-Anwendungen meist unflexibel gestaltet sind und sich vorwiegend nur um kleine Zusatzanwendungen erweitern lassen, sind moderne WM-Systeme generell modular aufgebaut. Das heißt, dass der Kunde sich nicht für das gesamte System entscheiden muss und für Dinge bezahlt, die er gegebenfalls nie verwendet, sondern aus einzelnen Modulen sein individuelles Warehouse Management System zusammenstellen kann. Dementsprechend können Funktionen, die erst im Laufe der Zeit benötigt werden, bei Bedarf, einfach freigeschaltet werden. Bezieht man also die Faktoren Flexibilität und Nachhaltigkeit in den Vergleich mit ein, zeigt sich mittelfristig, dass die Wirtschaftlichkeit eines WMS die einer LVS deutlich übersteigt.^[6]

2. Den richtigen Anbietertyp finden und Synergieeffekte generieren.

Um herauszufinden, welches WMS zu einem passt, sollte man sich zunächst mit den Erfahrungen bzw. dem Spezialgebiet der Anbieter vertraut machen. Dafür ist es nützlich zu wissen, welchem Anbietertyp das entsprechende Unternehmen zuzuordnen ist. Je nach Erfahrung, Serviceportfolio und Geschäftsmodell können die Anbieter in vier Kategorien bzw. Gruppen eingeteilt werden.

Suite-Anbieter

Die erste Gruppe umfasst die sogenannten Suite-Anbieter. Hierzu zählen jene Unternehmen, die sich auf die Erstellung und die Veräußerung ganzer Software-Suiten, wie zum Beispiel verschiedene ERP-Systeme spezialisiert haben. Die Kernkompetenz und das Know-how solcher Unternehmen liegt meist in der softwaregestützten Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse. Da diese Aufgabe auch die Lagerverwaltung umschließt, haben viele dieser Anbieter ihr Portfolio um eine Warehouse-Management-Suite erweitert.^[7]

 „Pure“ WMS-Anbieter

Als „purer“ WMS-Anbieter, werden Unternehmen bezeichnet, die sich vollständig auf Systeme rund um das Lager spezialisiert haben. Das heißt, dass neben dem WMS, ausschließlich artverwandte Softwareprogramme, wie zum Beispiel Staplerleit- oder Pick-by-Voice-Systeme angeboten werden. Um den Kunden möglichst vollumfängliche Lösungen anbieten zu können, arbeiten viele ERP- und Lagertechnik-Anbieter, die kein oder nur eingeschränktes WMS-Modul anbieten können, mit puren WMS-Anbietern zusammen. Der pure WMS-Anbieter hat sich darauf spezialisiert, komplexe Abläufe verschiedenster Lagerarten funktional mit Hilfe der Software zu unterstützen.^[8]

Lagertechnik-Anbieter

Wie der Name schon sagt, bildet die Herstellung und Produktion verschiedenster Anlagen im Bereich der Lagertechnik das Kerngeschäft der dritten Gruppe. Im Rahmen der Digitalisierung haben sich die einstigen Maschinenbauer immer weitreichendere Kompetenzen auf dem Gebiet der Elektronik, Steuerung und Informations-Technologie angeeignet. Diese zusätzlichen Kompetenzen, in Verbindung mit dem enormen Hardwareverständnis, führen meist zu einer „hohen Integration in die Steuerung des Materialflusses“.^[9]

Generalunternehmer

Generalunternehmer zeichnen sich speziell durch ihren vollumfänglichen Service aus. Von der Prozessberatung, der Prozess-Simulation bis zur Implementierung und Validierung besteht das Ziel des Generalunternehmers darin, dem Kunden eine möglichst hohe Investitionssicherheit zu garantieren. Generalunternehmer fokussieren sich auf eine möglichst optimale Abstimmung aller Komponenten der Systemlandschaft. (z.B. Netzwerk-Infrastruktur, WLAN, Hardware, Software, Services). Demnach besteht die Strategie darin, gemeinsam mit dem Kunden das individuell angepasste Softwarepaket ganzheitlich in die vorhandene Lagerinfrastruktur zu integrieren. Ein überdurchschnittlich hoher Servicegrad soll dabei eine reibungslose Implementierung garantieren sowie Probleme und damit verbundene Kosten von Beginn an vermeiden.

3. Warum der optimale Anbieter der ist, der am besten zu einem passt…

Auswahl und Analyse der notwendigen Funktionen

Wie oben beschrieben, sind Management-Systeme für das Warehouse meist modular aufgebaut und werden individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten. Doch genau dieser, vermeintliche Vorteil, stellt die meisten Unternehmen vor die elementare Frage: „Welche Funktionen brauche ich wirklich und was werde ich vermutlich nie benutzen?“ Da jede Funktion in der Regel nun einmal Geld kostet, sollten sich Entscheider also möglichst genau damit befassen, welche Anforderungen das neue System erfüllen soll.^[10]Ziel muss es sein, lediglich Funktionalitäten zu akquirieren, die wirklich genutzt werden und einen Vorteil für das Unternehmen bringen. Dennoch empfiehlt sich eine strategisch ausgerichtete Lösung, um auch zukünftig wettbewerbsfähig zu sein.

Experten empfehlen daher, Prozesse genau zu analysieren und die Anforderungen so detailliert wie notwendig im Lasten- und Pflichtenheft zu definieren. Dabei ist es wichtig, sich nicht zu Alternativfunktionen überreden zu lassen, sondern nur Funktionen auszuwählen, die den eigenen Ansprüchen gerecht werden.^[11]Durch die transparente Darstellung der Ist-Prozesse können Unternehmen darüber hinaus die Relevanz bestehender Abläufe hinterfragen und in diesem Zuge umgestalten oder entfernen.

Vorauswahl passender Anbieter

Nachdem die Hürde der Anforderungsanalyse gemeistert wurde, wird es darum gehen, herauszufinden welche Anbieter zu einem passen könnten. Neben dem richtigen Anbietertyp (siehe Punkt 2) und dem passenden Funktionsumfang, spielt vor allem die Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Infrastruktur eine ausschlaggebende Rolle. Um den TCO^[12] möglichst gering zu halten, sollten sich Anwender darüber hinaus unbedingt mit den Wartungs- und Lizenzmodellen der Anbieter vertraut machen. Ebenfalls im Hinterkopf sollte man die Art und die Länge einer WMS-Einführung behalten. Die Anschaffung eines WMS führt, nicht zuletzt wegen der Komplexität und der dynamischen Modulbauweise dazu, dass mit dem Vertrag auch eine längerfristige Kooperation einhergeht. Dementsprechend sollten sich die beiden Partner auch auf der zwischenmenschlichen Ebene gut verstehen.^[13]

4. Die Einführung eines WMS ist von strategischer Bedeutung

Die langfristige Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Anwender, die mit der Anschaffung eines WMS einhergeht, misst der Einführung komplexer Verwaltungs- und Optimierungssysteme im Lager eine strategische Bedeutung bei. Dass Warehouse Management Systeme von mehr als 80 % der Anwender im Schnitt über zehn Jahre lang verwendet werden, bekräftigt diese Aussage.^[14]

Ein gutes Projektmanagement vermeidet unnötige Fehler

Neben der langen Nutzungsdauer sind es vor allem die elementaren Bereiche und Schnittstellen, die mit dem System gesteuert und optimiert werden sollen. Diese tragen maßgeblich zur strategischen Bedeutung der WMS-Einführung bei. Solche Schlüsselbereiche, wie zum Beispiel der Wareneingang, das Lager und die integrierte Fördertechnik, sind für den betrieblichen Ablauf essenziell und müssen, auch während der Implementierungsphase, möglichst störungsfrei funktionieren. Um Probleme und Verzögerungen, sowie daraus resultierende Kosten zu vermeiden, sollte der Fokus bei der Einführung, auf einem dezidierten Projektmanagement liegen. Dabei sollten „Führungskräfte, die sich nicht ausreichend auskennen oder bei der Fehlervermeidung auf Nummer sicher gehen wollen, auf externe WMS-Experten zur Unterstützung zurückgreifen“.^[15]

Teil 2: WMS-Experte ICS schickt Stradivari ins Rennen

Trotz oder gerade wegen der beschriebenen Komplexität, die mit der Bandbreite an möglichen Funktionen einhergeht, haben sich einige Anbieter zum Ziel gesetzt, die Bedienung und Anwendung des Systems möglichst einfach und verständlich zu halten. Intuitive, ansprechende und übersichtliche Benutzeroberflächen, wie Sie zum Beispiel das Stradivari WMS der ICS Group anbietet, stärken vor allem die Akzeptanz der Mitarbeiter und damit der Personen, die am meisten mit dem System arbeiten.

Neben dem einfachen Handling, stellt ICS die Weichen auf Zukunft, in dem das Unternehmen, mit dem Warehouse Management System in modularer Bauweise, alle Logistik 4.0 Funktionen abdeckt und künftig abdecken wird. Für die WMS-Experten stellt Innovation ein wichtiger Teil der Strategie dar, der zusammen mit der Geschwindigkeit, Prozesssicherheit und Transparenz, die vier Grundsäulen des Systems abbildet. Dass sich sämtliche Funktionen im Kern an diesen Säulen orientieren, bildet laut ICS das Fundament der gesamten Effizienzsteigerung die mit Stradivari einhergeht.

 

*Richtwerte aus ICS Projekten. Realwerte abhängig von individuellen Prozess- und Umgebungsparametern.

Die vier Säulen (1. Innovation, 2. Geschwindigkeit, 3. Prozesssicherheit, 4. Transparenz), spiegeln sich auch in den Stradivari Highlights wieder, die laut Entwickler, neben über 60 weiteren Funktionen, den Kern des Erfolgs darstellen. Dass das Unternehmen Innovation groß schreibt, zeigt sich beispielsweise an den umfassenden Funktionen im Bereich Business Video Intelligence (BVI). Stradivari schafft es hier, durch eine intelligente Verknüpfung von Prozess- und Videodaten, neben einem lückenlosen Track & Trace von internen Warenbewegungen, auch die Optimierung von Packprozessen und Versandkontrollen voranzutreiben.

Im Sachen Geschwindigkeit setzt der Experte unter anderem auf ein ausgeklügeltes Mobile-Device-Management (MDM). Damit ermöglicht ICS seinen Kunden seit Jahren eine flexible Integration neuester Technologien zur mobilen Datenerfassung. Das heißt, dass je nach Anforderung beispielsweise PDAs, MDEs, Staplerterminals, Barcodescanner, Datenbrillen, Smartwatches oder auch sprachgeführte Systeme (z.B. für Pick-by-Voice) effizient in ihr Warehouse Management System integriert werden können. So werden Wege gespart und Mitarbeiter entlastet.

Zur Stärkung der Prozesssicherheit setzt der Generalunternehmer, neben einer ständigen Optimierung der eigenen Software, unter anderem auf SLS- und TLS-Verschlüsselungsprotokolle.

Das Ziel einer maximalen Transparenz erreicht das WMS zudem mithilfe grafischer Monitoring- und Analyse-Funktionen. Dank übersichtlicher Dashboards haben Kunden den Systemzustand immer im Blick und können ihre Zeit zur weiteren KPI-Optimierung nutzen. Darüber hinaus fördern Funktionen, wie die 3D-Lagervisualisierung, die den Inhalt der Lagerplätze in Echtzeit virtuell darstellen, die gleichzeitige Stärkung von Transparenz und Geschwindigkeit.

Neben den Highlights spielt Stradivari seine Stärken aber vor allem bei der Optimierung des internen Materialflusses aus. Die Intelligenz der Software zeigt sich bereits bei einer simplen Wareneingangsbuchung. Während eine solche Buchung meist nur zu einer einfachen Bestandsänderung im System führt, stellt Stradivari dem User auf Knopfdruck eine optimierte Einlagerungsstrategie, zur Verfügung. Dabei werden die, für das Produkt hinterlegten, Transportanforderungen, dazu verwendet, das geeignete Fördermittel inklusive optimaler Route zu bestimmen.

Auch bei der Kommissionierung verknüpft das System einen Auftrag mit einer optimierten Auslagerstrategie, die dem Nutzer beispielsweise vorgibt, welcher Stapler und welcher Routenzug wann, welche Aufgaben zu erfüllen haben. Darüber hinaus erlaubt die informationstechnische Vernetzung der beiden Prozessarten, dass das System auch parallel anfallende Einlager- bzw. Auslageraufträge erfasst und so auch effizienzsteigernde Doppelspiele mit in die Strategie einfließen lässt.

Zusätzlich ermöglicht das smarte Zusammenspiel von Software und Hardware, dass Daten mobil und in Echtzeit erfasst werden können. Dies hat zur Folge, dass unter anderem Eilaufträge priorisiert werden können, auch wenn die Kommissionierung der Aufträge bereits gestartet wurde.

WMS-Experte, Berater und Softwarespezialist – Die alles aus einer Hand Lösung des Generalunternehmers

Bei der ICS Group ist man sich sicher, dass steigende Kundenanforderungen nur mit einer intelligenten Kombination aus State-of-the-art-Technologien, flächendeckenden Funktionen & herausragendem Kundenservice langfristig zu erfüllen sind. Der Supply Chain Experte setzt dafür verstärkt auf Android basiertes Mobile Computing, sowie einen kompetenten Managed Service Apparat, der auch nach der Implementierung rund um die Uhr verfügbar ist.

Als Berater und Experte setzt sich die ICS zum Ziel, im Zuge der WMS-Einführung, ein nachhaltiges Zukunftskonzept für den Kunden zu erarbeiten. Dabei werden mithilfe individueller Nutzwertanalysen Kostentreiber der Logistik identifiziert, um so gemeinsam Einsparpotentiale aufzudecken. Durch die vollständige Systemintegration aus einer Hand, die neben der Prozessberatung auch die Prozess-Simulation und die Validierung beinhalten, kann eine reibungslose Implementierung und ein erfolgreicher Betrieb des WMS von Anfang an sichergestellt werden. Im Gegensatz zu anderen Marktteilnehmern fungiert die ICS demnach als Generalunternehmer, der langjährige Kompetenzen im Bereich logistischer Software sowie wertvolles Know-how in Sachen Implementierung und Inbetriebnahme in die Zusammenarbeit mit einbringt.

Die Kombination dieser Eigenschaften ermöglicht Stradivari-Nutzern die Automatisierung der Supply Chain gemeinsam mit ICS voranzutreiben. „Für die meisten Kunden stellt Stradivari die Basis und gleichzeitigt das Herz der digitalen Transformation dar“, so der Softwareexperte auf die Frage, wie wichtig ein leistungsstarkes WMS für eine schnelle Digitalisierung ist. Der WMS Experte ist sich sicher, dass die übergreifende Prozessvernetzung in der Supply Chain als Schlüssel zu sehen ist, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit „4mobile“ bietet das Unternehmen beispielsweise eine Möglichkeit zur Anbindung der Extralogistik. Zudem können mobile Anwendungen zur Steuerung und effizienten Durchführung des Auftragsmanagement sowie Business Intelligence Systeme leicht in das Stradivari System integriert werden.

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^[1] https://unternehmen.handelsblatt.com/warehouse-management-system.html

^[2] http://www.warehouse-logistics.com/de/lagerverwaltungssoftware.html

^[3] https://www.der-digitalisierungsberater.de/wp-content/uploads/2019-12-Logistik-Inside-und-SCC-Center-Markt%C3%BCbersicht-WMS-LVS-Systeme.pdf

^[4] http://www.warehouse-logistics.com/de/lagerverwaltungssoftware.html

^[5] Key Proecess Indicatiors = Schlüsselkennzahlen, Hauptkennzahlen bestimmter Prozesse.

^[6] http://www.warehouse-logistics.com/de/definition-wms-lvs.html

^[7] https://www.channelpartner.de/a/technik-und-know-how-it-in-der-logistik-aktuelle-technologien-im-ueberblick,1709514,5

^[8] http://www.warehouse-logistics.com/de/wms-markt.html

^[9] http://www.warehouse-logistics.com/de/wms-markt.html

^[10] https://www.malorg.de/leistungen/planung/wms-einfuehrung/wms-checkliste/den-passenden-wms-anbieter-finden/

^[11] https://www.der-digitalisierungsberater.de/wp-content/uploads/2019-12-Logistik-Inside-und-SCC-Center-Markt%C3%BCbersicht-WMS-LVS-Systeme.pdf

^[12] TCO = Total Cost of Ownership; https://www.bigdata-insider.de/was-ist-tco-total-cost-of-ownership-a-817315/

^[13] https://www.warehouse-logistics.com/Website/default.aspx?navid=118&sprachid=1

^[14] https://www.warehouse-logistics.com/Website/default.aspx?navid=118&sprachid=1

^[15] https://www.warehouse-logistics.com/Website/default.aspx?navid=118&sprachid=1